合同是医院和外部单位发生经济业务往来的重要依据，合同管理是医院内部控制管理的一项重要内容。通过加强合同管理，规范医院合同的签订和执行，能够有限防范风险、优化管理、降低成本、提高效率。

合同管理系统解决实际业务管理中的问题，专注于合同管理的动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同会签、附件管理、合同执行、合同归档、合同预警、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。

1) 明确合同分类的定义，以及归档范围，履行合同的相关制度，明确合同的基本要素，并对基本要素进行补充和整理。

2) 加强对合同履约保证金控制。

3) 实现对合同单位的相关信息进行整理和维护，建立完善的合同管理合作单位信息查询功能。

4) 完善合同的审批和流转操作，建立强大和独立的流程引擎平台，对合同以及相关第三方系统提供流程审批支持，并对合同的状态和合同的到期时间进行自能化的提醒。

5) 建立标准化的平台数据对接规范，实现合同系统与各业务系统的数据对接和交换。

6) 建立主合同和补充合同的关联关系，并提供方便的查询功能。

合同管理系统主要功能

(一)用户描述

      系统用户主要有：合同经办人，合同管理员，合同会签部门，合同执行部门，领导审批，系统管理人员。

      (1)合同经办人

          合同经办人即合同起草和会签流程的发起人，主要负责在审核对方签约资质并经商务谈判后填写合同会签要素、包括合同概况、签约时间、签约合作单位基本的基本情况、合同付款阶段等信息后并提交部门领导审批。负责汇总审核意见，对原合同进行修订后，根据具体情况再次提交审核。

      (2)合同管理员

          合同管理员负责合同在各级部门的送审。各级部门都有自己的合同管理员。

      (3)合同会签部门

          由会签部门相关领导负责审查合同中与本部门职能相关的项目并进行会签，会签部门领导有分工的，由该部门合同管理员负责按领导分工分送不同领导会签。

      (4)合同执行部门

          合同起草时合同起草部门和执行部门一般是相同的，如果出现不一致情况，需由合同经办人手工修改合同执行部门。

          合同签订以后合同执行都由合同执行部门来操作。

      (5)领导审批

          领导分为：分管领导、总会计师、院长。分别按各自的工作职责负责合同的审核，对于有修改意见的，可直接退回合同经办人员。

      (6)系统管理员

          系统管理员进行系统的配置和日常运维管理工作，比如基础数据管理，用户管理，权限管理等等。

(二)业务组成

      (1)履约保证金

          为了保证合作单位能正常履行合同协议，一般合同签订之前或在支付预付款之前合作单位需将履约保证金汇至医院账户，由合同经办人或财务人员填写履约保证金。

          根据合同协议如合同在签订之前或支付预付款之前医院没有收到履约保证金系统将控制合同签订确认或付款申请。

      (2)起草合同

          由各部门合同经办人负责起草合同，填写合同类型、合同名称、合同预算项目、合同概况、合同合作单位、合同金额、是否有履约保证金、合同起止日期、合同收付款阶段、起草部门、执行部门，根据合同类型上传合同电子版本和其他必要材料，如：谈判记录、政府采购确认书、中标通知书等。

          然后提交送审部门主管。

          合同阶段：合同阶段按合同类型分为收款和付款两大类，付款类型的合同阶段一般分预付款、进度款、尾款（质保金），进度款可根据合同情况分不同阶段，在合同执行时需根据合同阶段付款控制。

      (3)补充协议

          当一个合同有补充协议时，需要创建新的合同补充协议。其中的合同收付款阶段、合同失效日期都将结合新建补充协议的方式进行处理。

          新建时需要选择主合同，新建的子合同的流水号要以主合同为基准，在后面加上编号。

          新建子合同的审批流程和主合同流程一样。

      (4)合同会签

          合同经办人提交合同进入合同会签流程，由科室负责人和会签部门负责人对起草合同发表自己会签意见。

          各会签审批通过后，将由合同经办人结合会签意见重新修改好的合同上传附件并打印后到院办确认盖章。

          会签审批不通过，合同会签流程退回到合同经办人，并由合同经办人修改后重新上传附件并提交流程。

          合同经办人将双方盖章的纸质合同扫描并上传后为合同正式签订，合同会签结束。

      (5)合同收款

          收入类合同当收到款项时填写合同收款单，选择合同名称和收款阶段，填写收款金额。

      (6)合同付款申请

          合同承办人员可以对符合条件的付款记录提出付款申请并填制执行单。在现有预算执行单的基础上增加合同信息，并将合同信息和预算关联。

          药品、物资类付款申请在物资系统的应付款账单中增加合同编号、合同名称等信息，保存后需将应付款账单信息对接到执行单中等财务审核和出纳付款。

      (7)合同归档

          合同签订后/履行完成后进行归档，归档的合同不再进行合同流转。

          由合同管理员进行合同归档，归档时选择归档类别。

          归档后的合同可通过年度、部门、合同类型、关联交易、合同号等关键词进行浏览查看。

      (8)合同台账管理

          所有处理的合同及相关工作均建立台帐。

          用户可以通过查询条件（合同类别、合同名称、起草部门等）进行查询。

      (9)流程管理

  系统管理员可以根据不同合同类型，自定义不同的审批流程。自定义各个流程环节中的参入者，以及对流程的监控。

      (10)基础数据管理

          由合同管理员或合同业务员维护系统运行基础数据，主要包含：合同类型、部门信息、人员信息、合作单位信息等。

          合同类型：主要对合同归类，分采购合同、工程合同、收入合同、对外投资合同、人事合同等。合同类型有上下级次控制，采购合同可分：药品采购、物资采购、设备采购、服务类合同、银行合作协议等，工程合同可分：基建合同、装修改造合同，收入合同可分：出租合同、捐赠合同。合同类型中定义合同类型编码、合同类型名称、合同会签流程、需要上传附件选项。

          部门信息：对单位组织架构设置，需定义部门编码、部门名称等信息。

          人员信息：对单位员工信息设置，需定义职工工号、姓名、所属部门等信息。

          合同单位信息：对合同签署方信息设置，需定义合作单位编码、合作单位名称、地址、开户银行、银行账号、联系人、联系人电话等信息，并提供上传供应商资质等附件信息。

      (11)预警功能

  系统自动对所有快到期的合同及收付款阶段等关键节点的事项进行事先预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策。